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快普M6让IT分销企业由大变强 ?

2011-10-26 15:01:29 本文行家:日向鸢尾

某集团公司是某知名品牌电脑省级最大的分销商,现有4家直属子公司,员工500多人,年销售额达8个亿,有分销、行业大客户销售、系统集成、连锁零售、维修服务等多种业务。

  

ERPERP

 一、企业概况

  某集团公司是某知名品牌电脑省级最大的分销商,现有4家直属子公司,员工500多人,年销售额达8个亿,有分销、行业大客户销售、系统集成、连锁零售、维修服务等多种业务。

  二、应用快普M6前信息化状况

  1、使用系统

  原采用用友U8软件,协同办公系统用某品牌厂商的OA系统。公司管理只有供应链、进销存和财务系统、OA,只有财务、商务和仓库及部份办公人员在使用系统进行业务操作。

  2、存在的问题和困惑

  1)老板每天还在看大量手工报表,由10人左右的财务和大量的商务人员在手工统计,信息严重滞后;

  2)业绩核算困难,为了独立核算,多个分支机构采用多账套,信息孤岛严重;

  3)只解决财务的问题,而大量的业务无法管理,物流供应链管理繁杂,上下游返款承诺与兑现只有经手人才知道,一旦人员调整或不认真负责,将造成大量隐性损失;渠道合作透明度和满意度差;

  4)内控无法落地,预算和信用控制及价格体系等业务审批流程混乱,无法协同管理,整体运作效率低。

  5)工程项目预算、计划、进度、成本控制管理难,资金周转困难。

  6)大量“一开”不合格产品的换货、返修等,给管理增加了很大困难,“一开”管理严重滞后。

  7)人员流动快,人员素质要求高,绩效考核、培训机制执行力度差。不能有效对每个员工进行过程可控管理,不知道他们每天的工作情况。

  8)面对产品分销低利润,IT分销商必须转型,而转型就需要找到新的出路,而现有业务如何良性发展,如何摆脱目前的被动地位是目前该公司最大的困惑。

  三、使用快普M6以后

  1、系统选型

  整合应用了快普协同办公、客户关系管理、进销存财务管理、供应链管理、客户服务管理、项目管理、人力资源管理、电子商务等八大系统,公司所有工作人员,包含行政部、行业大客户部、财务部、储运部、商务部、分销部、客户服务部、人力资源部、系统集成部、连锁零售门店以及下游渠道商等都用统一的平台进行流水化办公操作。同时增强了该公司的分销细化、渠道下沉,提高了低成本运作能力。并在原有产品分销业务的基础上向信息技术应用转型,做起了增值分销与IT应用解决方案,掌握着大量客户资源,拥有大量业务伙伴及合作资源,成为该公司商在信息化进程中巨大的财富。

  2、应用成效

  1)实现全公司信息化可控管理,彻底解决效率与规范的矛盾

  集团公司及分公司实施了快普M6后,公司各部门工作人员都集中在一个平台上进行流水化办公。平台上所有数据信息高度整合,全面关联,一经录入,其他部门就不用再输入,引用时基础信息即可自动带出。灵活的工作流引擎与业务模块结合,每种业务都可以设置审批流程,自动由一个环节转入下一个环节,并提醒相应经办人,查看办理情况,进行催办等。开单或查找客户、仓库、货品、业务员、部门时可输入拼音简码,实现快速模糊查找定位。真正实现流程化管理,分级授权,高效协同,大大提高了工作效率。

  2)通过分支机构独立核算,轻松掌握每个分支机构的所有经营管理情况

  独立核算的分支机构实现集团式管控(严格数据权限控制),同一业务不同分支机构不同审批流程,轻松掌握每个分支机构的经营管理情况。在内部销售、采购或分支机构间调拨时,自动生成对方相应的单据,提供内部应收查询,分支机构调拨查询,期初建账时建立独立分支机构的期初资产负债表,可实时分析每个独立分支机构的财务报表,包括资产负债表、损益表、试算平衡表等,对整个企业的管理状况了如指掌。

  3)强大的分销管理系统,全面实现和上下游合作商的往来管理

  系统整合了上游厂商和下游经销商各项资源。将上游厂商的计划采购、销售行为,与公司自身库存、经销商库存,序列号、幸运号管理,库龄及呆滞分析,库存调价管理,应收应付账龄分析,厂商提货返利管理,货物借欠,受托委托管理,服务等各种复杂的管理问题进行了全面整合。公司的下游经销商通过分销平台也可实现订单提交、商机报备、往来对账、物流收发确认、销售上报等与合作有关的所有业务,进行充分互动,真正将管理从企业内部延伸到了企业外部。

  4)返款核算、计划达成、价格政策、信控审批效率大大提高

  a.返款核算:采购返款和销售返款系统自动统计,能方便查看各产品线承诺了多少,兑现了多少,已核销多少,有多少未核销等;采购和销售订单关联核销、返款自动冲抵应收应付,采购和销售订单通过非库存商品与返款单关联核销,返款自动冲抵应收应付款,进入损益,不影响库存成本;在确保获得相应返点的同时,大大提高了财务人员核算的工作效率,降低了差错率。

  b.计划达成:灵活编制采购和销售计划,通过报表及时分析采购任务达成率,可以按区域、客户、部门、业务员、货品类别等多个维度分析销售任务及毛利达成率。

  c.价格政策:不同客户类型、客户、分支机构和部门可以制订不同的价格政策,包括销售价、最低限价和考核成本,实现库存与考核双成本核算,解决返款滞后带来的成本核算问题。

  d.信控审批:同一客户可按不同部门设置信用额度和账期,可申请临时信用和专项信用,进行信控审批,保障了信控的灵活性。

  5)智能BI,多维度自动分析异常数据

  a.实现报表自定义,各种报表实时自动生成。可多维、多级,并以各种图表形象展现,自动进行同比、定比、环比分析,自动分析问题所在。通过报表可以反复关联查看与某数据相关的所有信息,一查到底,有效找到问题根源,使隐藏的问题尽早地暴露出来,将各种潜在风险控制在事前,也将财务人员的精力从大量重复的凭证制作工作中解放。

  b.各类分析型、决策型报表及各种排行榜,为决策分析提供重要依据。实时生成财务报表,记录每一天每一笔业务的相关情况:销售额、回款额、利润表(可了解企业成本利润、按单利润、实时利润)、连锁店面(分支机构)经营情况、财务报表、超期应收应付、滞销库存、经营历程(记录公司每天发生的每一笔业务)、费用开支情况(公司最近花了哪些钱),即时监控账务财务运行情况等。

  c.财务预算、销售预算层层分解,做到任务目标人人心中有数。执行期间发现偏差时可及时进行调整,使决策目标具体化、系统化和定量化。

  6)项目计划、预算、进度管理全程可控,更高效

  系统集成是知识、智力密集型项目,因此过程控制至关重要。从项目招投标开始,到项目计划、项目资源组建、项目预算、进度、质量控制进行层层把控,通过关联ERP系统中的采购、销售计划,严格控制每一笔成本开支,在每个阶段回顾和纠正项目的偏差、识别项目风险,真正做到全程可控可预见。

  7)彻底从手工核算业绩提成的繁琐事务中解放出来

  在如何核算业务人员的提成奖金问题上,系统将各种KPI指标提取出来,不仅提供了回款毛利提成、销售回款提成、销售毛利提成、销售金额提成、货品销售提成等各种提成政策,而且公司也可以根据需要自定义提成公式,自动生成提成单,不用再安排专职人员花大量的时间来核算工资了。

  8) 建立起“以人为本”的人才管理体系

  将人力资源管理与公司各业务系统全面整合在一起,通过对人员的全过程管理,全面掌握人员的各种业务表现。通过定期培训考试、绩效考核等等,客观评价每个员工的工作绩效和能力,从传统的“人事管理”升级为真正的“人力资源管理”。

  9)通过电子商务平台在线提交订单,塑造全新合作体验

  客户通过网站即可与公司进行充分互动,直接在线提交订单。由于电子商务平台与快普M6其他业务系统进行了紧密的整合,因此订单信息提交后马上通过短信反馈给公司工作人员,有效的提升了电子商务平台的效益。

  四、专家观点

  上系统是一把手工程,是经营模式和管理实践的改革。将快普M6作为公司的经营管理战略,所有工作基于系统进行,使之真正成为公司的核心竞争力。很多高层舍得花时间制订各种制度和流程,反复开会强调,执行力差,却不屑花时间和精力去研究系统,不借契机进行流程再造。快普M6是成功的经营管理模式,是真正能落地的经营管理工具,在内控、全面预算管理、绩效设计及大客户营销等工作方面高层一定要亲自参与,才能最大限度推动快普M6系统的全面应用,助力IT企业真正能够实现由松散到规范,由大变强的体系化建设目标:

  以整合管理平台作为公司体系化建设的基础(由行政部门推动全公司实现协同办公);

  通过客户关系管理系统转型大客户营销,建立营销体系(由行业大客户部门推进);

  通过ERP建立连锁零售体系(由财务、商务、储运部门推进);

  通过供应链管理建立分销体系(由分销部门推进);

  通过人力资源管理建立人才体系(由人力资源部门推进);

  通过客户服务管理系统建立服务体系(由客服部门推进);

  通过项目管理建立项目管理体系(由系统集成部门推进);

  通过电子商务建立网上商城(以实体店为基础,由电子商务部门推进)

  通过一系列的体系建设,实现由产品分销向增值分销商的成功转型。

参考资料:
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